El problema
Una red de 4 clínicas privadas de especialidades médicas contaba con 12 personas en recepción y administración gestionando citas, historiales, recordatorios, facturación a seguros y atención telefónica. El 70% de las llamadas entrantes eran para citas o consultas de estado.
Los errores en la gestión de citas generaban ausencias y huecos en la agenda, cada uno con un coste estimado de 120€. Al mes, la clínica perdía entre 40 y 60 citas por errores administrativos o falta de recordatorio adecuado.
La solución: ecosistema de 4 agentes
01
Agente de citas
Gestiona la agenda de todos los especialistas en tiempo real. Permite reservar, modificar y cancelar citas por web, WhatsApp o email, 24 horas al día. Se integra con el software de gestión clínica existente.
02
Agente de recordatorios
Envía recordatorios automáticos por SMS y WhatsApp 48h y 2h antes de cada cita. Gestiona confirmaciones y, ante ausencia de respuesta, activa la lista de espera automáticamente.
03
Agente de historial
Prepara el resumen del historial del paciente antes de cada consulta y lo presenta al médico en formato estructurado. Registra automáticamente las notas de la consulta dictadas por el especialista.
04
Agente de facturación
Gestiona la facturación a aseguradoras y pacientes particulares, hace seguimiento de cobros pendientes y genera informes mensuales de tesorería.
Resultados a los 3 meses
- Reducción del 80% en carga administrativa del personal de recepción
- Cero citas perdidas por falta de recordatorio desde la implantación
- Satisfacción del paciente (NPS) mejorada en 40 puntos
- Reducción del equipo administrativo de 12 a 5 personas
- Tiempo de espera telefónico eliminado: el 90% de gestiones pasan a ser digitales
- Incremento del 22% en ingresos por mejor aprovechamiento de la agenda
Tecnología aplicada
El ecosistema se integró con el software de gestión clínica Doctolib y con el sistema de historiales clínicos existente. Los datos médicos se procesan exclusivamente en infraestructura local del cliente, cumpliendo con el RGPD y la normativa de datos sanitarios. Implantación en 6 semanas.