El problema
Un despacho de abogados especializado en derecho mercantil y laboral con 20 abogados y 6 personas de soporte administrativo dedicaba el 40% del tiempo facturable de sus letrados a tareas no billables: intake de nuevos clientes, recopilación de documentación, actualizaciones de estado a clientes y facturación.
La rotación en el equipo de soporte era alta, generando pérdidas de conocimiento y errores en el seguimiento de casos. El 30% de los clientes potenciales que contactaban al despacho no recibían respuesta en menos de 48 horas, perdiéndose ante la competencia.
La solución: ecosistema de 4 agentes
01
Agente de intake
Responde en menos de 5 minutos a cualquier contacto entrante. Cualifica el caso, recoge la información inicial, evalúa la viabilidad y agenda una primera consulta con el abogado más adecuado según especialidad y disponibilidad.
02
Agente documental
Gestiona la recopilación de documentación necesaria para cada tipo de caso. Envía recordatorios, valida los documentos recibidos y los organiza automáticamente en el expediente digital del cliente.
03
Agente de seguimiento
Mantiene a cada cliente informado del estado de su caso con actualizaciones proactivas. Detecta hitos procesales próximos y alerta al abogado responsable con antelación suficiente.
04
Agente de facturación
Registra el tiempo dedicado a cada caso, genera facturas automáticamente al alcanzar los hitos de facturación pactados y hace seguimiento de cobros pendientes.
Resultados a los 3 meses
- Tiempo de primera respuesta a cliente potencial: de 24 horas a 5 minutos
- Tasa de conversión de consulta a cliente: aumentó del 28% al 51%
- Los abogados redujeron su tiempo en tareas admin del 40% al 12% del total
- Capacidad de gestión de casos simultáneos duplicada sin nuevas contrataciones
- Ingresos por abogado incrementados en un 55% en el tercer mes
- Equipo de soporte reducido de 6 a 2 personas, reorientadas a relación con clientes VIP
Tecnología aplicada
El ecosistema se integró con el software de gestión de despacho existente (Sage Despachos) y con el sistema de email del despacho. Los datos de los clientes se procesan bajo estrictas medidas de confidencialidad conforme al secreto profesional y el RGPD. Tiempo de implantación: 5 semanas.